5 dicas para otimizar a rotina operacional da sua empresa

Para uma empresa ser bem-sucedida, é imprescindível uma boa gestão organizacional e um eficiente gerenciamento da rotina operacional. Assim, é possível otimizar os resultados e maximizar a produtividade de toda a equipe.

Caso não possua uma estrutura sólida, a empresa poderá diminuir sua performance, resultando em baixa qualidade do serviço ou produto ofertado. Por esse motivo, é fundamental buscar técnicas que contribuam para a melhoria da rotina de trabalho.

Sabendo disso, reunimos 05 dicas para otimizar a rotina operacional da sua empresa e potencializar seus resultados. Continue a leitura e confira!

01. Padronize os processos

Para que os colaboradores consigam desempenhar suas atividades e obrigações, é fundamental uma padronização dos processos da empresa. Assim, conseguem realizar as tarefas com confiança, coesão e rapidez.

A padronização também beneficia o trabalho em grupo, tendo em vista que uma mesma tarefa pode ser realizada por diferentes colaboradores, já que todos estão familiarizados com o processo. O que, consequentemente, torna a equipe mais colaborativa.

Além disso, um fluxo de trabalho padronizado evita a centralização do trabalho em apenas um funcionário que, a longo prazo, poderia sentir-se sobrecarregado.

02. Categorizar a rotina operacional

Outra prática que pode colaborar para a otimização da rotina operacional, é categorizar as atividades e procedimentos em grupos por afinidades ou semelhanças.

Assim, é possível estipular um determinado período para realizar as tarefas de uma mesma categoria, o que possibilita a manutenção do foco em obrigações semelhantes. Isso é benéfico pois, quando realizamos atividades distintas, a tendência é demorarmos mais tempo para estabelecer a concentração novamente.

Caso você seja responsável por gerenciar uma equipe, procure agrupar assuntos relacionados para serem abordados em um mesmo dia ou dividir as atividades dos colaboradores em uma mesma categoria, como por exemplo: fazer ligações, gerar relatórios e realizar reuniões com clientes.

03. Defina as prioridades

Dividir a rotina operacional a partir de critérios claros e objetivos é uma excelente forma de otimizar o fluxo no ambiente de trabalho. Como por exemplo, separar as atividades que precisam ser realizadas com urgência, daquelas que demandam  mais tempo para serem executadas.

Dessa forma, os trabalhos que estiverem com data de entrega mais próxima deverão ser priorizados, em detrimento daqueles com prazos mais longos. Outra forma de classificação de rotina pode ser com base nos recursos envolvidos, para desempenhar a atividade. Com isso, entendemos que aquelas que dispõem de mais recursos são mais importantes – principalmente se envolverem dinheiro.

Outra alternativa seria classificá-las de acordo com o impacto na empresa e seu funcionamento. Assim, tarefas que exigem colaboração de diversos profissionais assumem um papel mais importante do que as atividades individuais.

04. Delegar tarefas

Um dos objetivos de otimizar a rotina operacional da empresa é cumprir as demandas dentro do prazo estipulado. Para que isso aconteça, é fundamental aprender a delegar as tarefas.

Ao distribuir as atividades para outros colaboradores, evita-se a centralização das demandas e temos um aumento do fluxo de trabalho, fazendo com que as chances de cumprir os prazos sejam maiores.

No momento de delegar rotinas, recomenda-se utilizar dois critérios: prioridade dos procedimentos e capacidade dos profissionais. De forma geral, deve-se repassar as atividades que não exigem nenhum conhecimento específico e que outros colegas de trabalho poderiam realizar facilmente.

O segundo pré-requisito seria delegar atividades que requerem habilidades específicas. Portanto, é importante analisar qual profissional da equipe conseguiria realizar a tarefa dentro do prazo. Caso contrário, isso pode acabar atrapalhando ainda mais a rotina operacional da empresa.

Além de aliviar sua demanda de trabalho, distribuir as tarefas pode motivar a equipe, uma vez que estará dando um voto de confiança para que outra pessoa a realize, promovendo seu reconhecimento.

05. Estabeleça metas realistas

Traçar metas é uma excelente forma de aumentar a produtividade dos colaboradores e estimulá-los em prol de um objetivo. No entanto, é necessário que essas metas sejam realistas, ou seja, que sejam alcançáveis. Caso contrário, pode resultar no efeito oposto e fazer com que os envolvidos sintam-se desmotivados.

Nesse contexto, aplicar a metodologia SMART pode ser uma ótima alternativa. Essa prática consiste em realizar um “checklist” para avaliar se a meta estipulada possui as características necessárias para ser alcançada. Assim sendo, a meta SMART é aquela que cumpre os seguintes requisitos:

1- S (specific/específica): para que uma meta seja alcançada, é fundamental que todos os envolvidos compreendam do que se trata, para assim criarem um plano de ação eficiente.

2- M (measurable/mensurável): uma meta eficiente é aquela que possibilita a mensuração dos resultados. Só assim é possível dizer se ela está no caminho correto ou não. Portanto, antes de defini-la, questione sobre qual o resultado esperado e qual o tempo necessário para cumpri-la.

3- A (attainable/atingível): como dito anteriormente, planejar uma meta que não seja atingível pode desmotivar a equipe. Então, é fundamental avaliar o histórico da empresa e analisar se seria possível atingi-la e também conversar com os colaboradores a respeito.

4- R (relevant/relevante): uma meta que não impacta diretamente a empresa corre sérios riscos de não ser tratada como prioridade. Afinal, alcançar uma meta deve proporcionar benefícios para todos que contribuíram.

5- T (time based/temporal): qualquer meta deve ter um tempo para ser cumprida, isso colabora para a organização e para o  foco.

Após esse texto, esperamos que você aplique as dicas na sua empresa e melhore a sua rotina operacional, maximizando seus resultados e sua performance!

Qualquer dúvida, estamos aqui!