Certificado Digital: o que é e qual a sua função?

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O Certificado Digital está disponível no Brasil desde 2001, após a criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP Brasil. Apesar de já fazer parte do dia a dia de muitas pessoas e empresas, muitos ainda não conhecem todas as utilidades dessa ferramenta e os benefícios de utilizá-la.

Por esse motivo, decidimos criar esse conteúdo com as principais informações sobre Certificado Digital. Continue a leitura e confira!

O que é Certificado Digital?

O Certificado Digital corresponde a um arquivo eletrônico que funciona como se fosse uma identidade eletrônica. Com ele, pessoas físicas e jurídicas conseguem assinar documentos, emitir notas fiscais e realizar diversas operações remotamente, com validade jurídica e segurança

A certificação digital foi criada para garantir a autenticidade, confidencialidade e integridade das operações on-line e identificar pessoas físicas e empresas por meio de uma assinatura eletrônica. Normalmente, esse documento é utilizado para comprovar as informações de transações tributárias, como emissão de notas fiscais e contratos.

Para que serve o Certificado Digital?

Uma das principais funções do Certificado Digital é viabilizar a realização de procedimentos e operações virtuais, otimizando processos de assinatura de documentos e reduzindo custos com burocracia, impressão e cartórios.

Dessa forma, atividades como reconhecimento de firmas e entrega de documentos podem ser substituídas por transações on-line, com garantia de autenticidade e proteção das informações trocadas. As principais aplicações do documento são:

  • Assinatura e envio de documentos pela internet,  como: contratos, recibos, promissórias e declarações;
  • Realização de transações bancárias;
  • Envio de declarações da empresa aos órgãos do governo;
  • Emissão de passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários;
  • Assinatura de notas fiscais, conhecimentos de transporte eletrônico (CTs-e) e manifestações do destinatário;
  • Participar de leilões eletrônicos e criar procurações eletrônicas;
  • Enviar informações da empresa pelo sistema eSocial e SPED;
  • Fazer login em ambientes restritos como o Portal e-CAC da Receita Federal.

As informações estão seguras na certificação digital?

O Certificado Digital foi desenvolvido com a mais alta tecnologia de criptografia, que assegura proteção e validade das operações. Todo arquivo eletrônico desse tipo possui uma chave criptográfica pública ou privada, ou seja, um nome e um número exclusivos que garantem segurança ao usuário.

Essa chave compõe o que chamamos de criptografia assimétrica, em que os dados só conseguirão ser acessados se o receptor tiver a chave correta para decodificá-lo. Essas duas chaves são geradas aleatoriamente por funções matemáticas e trabalham em conjunto.

Na prática, toda vez em que o Certificado Digital é acionado para emissão de uma assinatura, os dados são enviados pelo emissor com uma chave pública, de modo que apenas o receptor possa acessar os dados por uma chave privada capaz de decifrar a informação.

Além disso, ao emitir o certificado junto à autoridade certificadora, recomenda-se criar uma senha forte, combinando letras maiúsculas, minúsculas, números e símbolos.

Quais as vantagens do Certificado Digital?

O Certificado Digital é benéfico tanto para empresas quanto para pessoas físicas. As principais vantagens são:

Praticidade: assinar documentos e realizar transações digitalmente, proporcionando a praticidade de resolver trâmites burocráticos sem sair de casa.

Segurança nas transações: como vimos, a tecnologia criptográfica garante a segurança na troca de informações no ambiente virtual e confere a validade jurídica e fiscal de documentos e assinaturas. Prova disso é que o Certificado Digital é amplamente requisitado para transações relacionadas ao governo.

Redução de custos: por viabilizar que processos sejam feitos totalmente on-line, o Certificado Digital diminui custos como: compra e impressão de papel, abertura e reconhecimento de firma em cartório, espaço físico para armazenamento de documentos, e seu envio, entre outros.

Quem precisa de certificação digital?

Obrigatoriamente, empresas que emitem nota fiscal eletrônica de produtos (NF-e) precisam ter Certificado Digital. Aquelas que estão inscritas no regime tributário do Lucro Presumido e Lucro Real também precisam de assinatura digital para declarar obrigações à Receita.

As empresas que se enquadram no Simples Nacional também são obrigadas a utilizar o documento, se tiverem mais de um funcionário. Já os Microempreendedores Individuais (MEI) podem escolher se desejam ou não obter um Certificado Digital.

Tipos de certificação

Existem diversos modelos de certificados digitais para pessoas físicas e jurídicas. Os mais comuns são: 

  • e-CPF: versão digital do CPF. Normalmente é utilizado por pessoas físicas para entregar declarações de renda, fazer contratos de câmbio e comprovar contratos bancários.
  • e-CNPJ: versão digital do CNPJ. Com ele, é possível fazer assinaturas digitais, transmitir dados de operações de uma pessoa jurídica, entregar declarações e emitir nota fiscal eletrônica, quando o próprio titular for emiti-las.
  • NF-e: é destinado especificamente à emissão de notas fiscais eletrônicas, como NF-e, NFS-e, NFC-e e DANFE. Ademais, essa certificação permite que os funcionários também consigam emitir a nota, o que não acontece no modelo anterior.

Além disso, os Certificados Digitais estão disponíveis em dois formatos:

Certificado A1:

O Certificado Digital modelo 01 é armazenado diretamente no computador ou em algum dispositivo móvel, como smartphone e tablet. Além disso, também pode ser instalado em várias máquinas e é integrado à NF-e, exigindo a senha uma única vez. Sua validade é de um ano.

Certificado A3:

O Certificado Digital modelo A3 conta com uma mídia de armazenamento externa, como cartão inteligente, token, pen drive ou kit leitora. Dessa forma, pode-se utilizar o certificado em qualquer computador e em diversas tarefas tributárias que exigem assinatura da empresa.

No entanto, só pode ser utilizado em apenas um computador por vez e exige uma senha em cada acesso. Sua validade é de até 05 anos.

Como obter um Certificado Digital?

O primeiro passo para obter um Certificado Digital é escolher uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil). Aqui, você consegue conferir uma lista completa das empresas certificadoras.

Em seguida, escolha o modelo de certificação ideal para você, apresente os documentos exigidos pela certificadora e agende a validação, em que será necessário realizar o cadastro biométrico e assinar alguns termos.

Por fim, basta esperar a entrega do seu Certificado Digital. Assim que você entrar em contato com a empresa certificadora, ela te explicará o passo a passo bem detalhado. Não se preocupe.

Após a leitura, esperamos que você tenha conhecido um pouco mais sobre a Certificação Digital. Qualquer dúvida, estamos aqui. 💜